営業マン必見！飛び込み営業で不在時に差がつく手紙の書き方と例文

なぜ不在時に手紙が有効なのか

営業活動の現場では、訪問先の担当者が外出や会議で不在という状況は日常的に発生します。そんなときに手紙を残すと「訪問の目的」や「次の行動」を相手に明確に伝えることができ、再訪や連絡のきっかけを生み出せます。名刺や資料だけでは相手の心に残りにくいですが、手紙には“人の温度感”が加わるため、印象に残りやすいのが特徴です。

訪問営業で信頼関係を築く第一歩

手紙は単なる連絡手段ではなく、相手に安心感を与える信頼構築の第一歩です。「突然の訪問で失礼しました」「本日は不在とのことで改めてご挨拶に伺います」といった一言を添えることで、相手に誠実さが伝わります。営業マンとしての姿勢や人柄を短い文面で示すことは、次回の面談や商談に大きな効果をもたらします。

電話やメールとの違いと効果

電話やメールは即時性がある反面、相手が忙しいときには迷惑になる可能性があります。それに対し、不在時の手紙は相手のタイミングで読んでもらえる点が大きなメリットです。また、手書きで残すことで「特別に対応してくれた」という好印象を与えやすくなります。効率を重視する営業活動のなかでも、あえてアナログな手紙を残すことで差別化を図れるのです。

挨拶・不在のお詫び

まず冒頭では「突然の訪問で失礼いたしました」「ご不在のため直接ご挨拶ができず申し訳ございません」といった一文を入れることが大切です。不在のお詫びをきちんと伝えることで、相手に対して誠実な印象を与えられます。ここでの丁寧さが、後の対応や再訪においてプラスの効果をもたらします。

訪問の目的と提案内容

次に「本日は〇〇のご案内に伺いました」「貴社の〇〇業務にお役立ていただけるご提案を準備しております」など、訪問の目的を端的に記載します。あまり長文にならないよう注意し、要点を押さえて簡潔に伝えることが重要です。この部分で相手に興味を持ってもらえるかが、後の商談の可能性を左右します。

行動を促す一言と連絡先の明記

最後に「改めてお時間をいただけますと幸いです」「ご都合のよいときにご連絡いただければ幸いです」といったフレーズを添えて、相手が行動しやすいように促しましょう。その際には必ず、自社名・担当者名・電話番号やメールアドレスを明記することが大切です。これにより、相手が迷わずに次のアクションを取れる環境を整えられます。

ご挨拶と訪問の目的を伝える例文

〇〇株式会社　ご担当者様

突然のご訪問にて失礼いたしました。本日はご不在とのことで、直接ご挨拶ができず申し訳ございません。
弊社では〇〇のサービスを提供しており、貴社の〇〇業務にてお役立ていただける可能性があると考えております。
後日改めてお伺いさせていただきますので、その際は何卒よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社　営業部
担当：△△（電話：000-0000-0000）

提案内容を簡潔に伝える例文

〇〇株式会社　ご担当者様

本日はご不在のため、資料のみ置かせていただきます。
弊社では「〇〇のコスト削減」や「業務効率化」を実現するサービスをご提供しております。
詳細は同封の資料をご覧いただけますと幸いです。
ぜひ一度お話しする機会をいただければと存じます。

〇〇株式会社　営業部
担当：△△（メール：sample@xxxx.co.jp）

再訪やご連絡をお願いする例文

〇〇株式会社　ご担当者様

本日は突然の訪問で失礼いたしました。
ご不在でしたので、お手紙にて失礼いたします。
改めて△月△日に再度ご訪問させていただく予定です。
もしご都合が合わない場合は、下記までご連絡をいただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社　営業部
担当：△△（携帯：000-0000-0000）

売り込み感を出さない工夫

営業の目的は商品やサービスを知ってもらうことですが、手紙の段階で過度に売り込み感を出すのは避けるべきです。長々と製品説明を書くのではなく、あくまで「ご挨拶」と「訪問の目的」を簡潔に伝えるのがベスト。相手に「話を聞いてもいいかもしれない」と思わせる余地を残すことが重要です。

相手の都合や状況を尊重する姿勢

飛び込み営業は突然の訪問となるため、相手の都合を配慮する姿勢が不可欠です。手紙には「お忙しいところ恐れ入ります」「ご都合のよろしい際に」など、相手の立場に配慮した言葉を盛り込むことで、誠意が伝わりやすくなります。ビジネス相手にとっても安心感があり、次のアポイントにつながる可能性が高まります。

丁寧さと具体性を兼ね備えた言葉選び

曖昧な表現だけでは印象が薄くなりがちですが、具体的すぎる要求も敬遠されます。例えば「改めてお話できれば幸いです」という柔らかい表現と、「来週中に一度お時間をいただければと存じます」という具体性を組み合わせるのが効果的です。丁寧かつわかりやすい言葉を選ぶことで、信頼関係の第一歩を築くことができます。

不在時の手紙で反応率が向上した事例

あるBtoB企業では、名刺のみを残す方法から「手書き手紙」を導入したところ、担当者からの折り返し連絡率が約2倍に向上しました。特に「ご不在でしたので改めてご挨拶に伺います」といった文面に誠実さを感じたという声が多く、手紙が商談の入口として有効に機能しています。

手書き代行サービスを活用するメリット

営業マンが一通ずつ丁寧に手書きするのは時間的コストが大きな課題です。そこで便利なのが手書き代行サービスです。プロのライターが代筆することで、「忙しい営業担当の負担軽減」と「高い品質の手紙提供」を両立できます。また、字体や表現に工夫を加えることで、通常の名刺や印刷物よりも顧客に響きやすくなります。

もじゴリ君の特徴と導入方法

「もじゴリ君」では、1通ごとに人の手で丁寧に代筆し、業界最安値で提供しています。驚異の開封率83.7%という実績があり、営業活動における不在時フォローやDM施策に最適です。宛名・年賀状・封筒・ノベルティなど幅広く対応可能で、自社の営業スタイルに合わせて柔軟に活用できます。導入も簡単で、公式サイトから申し込み可能です。

手書きの代行は当社にお任せください。

当サービス「もじゴリ君」は、運営会社の長年の手書き筆耕サービスやDM発送代行サービスのノウハウがベースにある「完全手書き代筆サービス」です。以下が当社の強みです。

• 通算9500万文字、13万通の実績がある会社が運営。上場企業の取引実績も豊富で多様な文面や文例をご用意
• 1部～の対応。宛名だけの依頼や定期的な発注にも対応。発送代行業務サービスもあり
• 厳しい審査を通過した、手書き代筆専門の700名以上のレタリストが在籍。様々な書体に対応が可能
• 長年のノウハウがつまったガイドラインを用いた3回以上の検品体制で高品質をお約束
• 営業レターに関する300社以上のABテスト実績があり、そのデータをもとにマーケティング視点で「筆耕」をどう活用するかのアドバイスが可能

また、当社は以下のようなあらゆる文書の手書き筆耕・毛筆筆耕・代筆に対応しています。
まずはお気軽にお問合せください。